Как мы интегрировали систему управления задачами

интеграция системы управления задачамиПоговорим о смежной теме работы в интернете, о интеграции системы управления задачами. В моем случае это была интеграция в интернет-магазин, но инструкция подходит практически для любой команды.

При увеличение нагрузки и количества задач, начинаешь утопать в них и задумываться об эффективности работы, что можно было бы успевать немного больше не затрачивая дополнительных усилий. А когда узнаешь что с теми же проблемами сталкиваются и другие члены команды, то понимаешь что пора интегрировать глобальную систему, удобную для всех.

Краткая инструкция по интеграции

  1. Определиться, нужна ли система вообще
  2. Определиться с целями, которые должна решать система
  3. Описать все возможные сценарии использования для сотрудников
  4. Выбор системы, исходя из требований и личных предпочтений
  5. Обучение и ознакомление со всеми сценариями взаимодействия на основе выбранной системы
  6. Перенос актуальных задач и назначение задач с «периодичным» исполнением

Для тех, кто хочет узнать больше и как это происходило у нас, прошу читать дальше

Вам точно нужна система управления задачами?

Мы пытались внедрить систему управления на разных этапах, т.к. они часто на слуху, но при этом не говориться когда конкретно их следует использовать. Из-за этого мы пытались их внедрить раньше, но за ненадобностью мы их прекращали использовать.

Когда система управления нужна:

  1. Рабочих документов самых разных ролей стало десятки, при этом требуется постоянный контроль для их систематизации и актуализации.
  2. Подконтрольных и прямых постоянных рабочих контактов стало больше 3-5 (в зависимости от личных качеств)
  3. Стало тяжело отвечать на легкие вопросы, которые можно было бы задать через полчаса, час, день, но задаются сейчас и на них ожидается ответ.
  4. Личных задач каждого сотрудника уже нельзя быстро перечислить по пальцам, при этом задачи требуют периодического контроля
  5. Мелких поручений много и некоторые из них остаются невыполненными или некорректно выполненные
  6. Есть много тем на обсуждений без привязки к временной точке, но требующие конечного обсуждения
  7. Вам не хватает cronа для повторяющихся задач

Это те причины, которые мотивировали нас потратить время на радикальный переход в систему управления задачами.

Когда система управления задачами вам не нужна

  1. Все ваши задачи имеют сравнительно однородный характер и легко держатся в памяти
  2. Все ваши дела можно уместить на 2-5 exel и word файла
  3. Сотрудничество с другими людьми достаточно короткое и не требует длительного ведения, а если и требует, то вы единственный исполнитель с прямым контактом
  4. Записать задачу и делегировать намного сложнее, чем сказать в слух или кинуть быстрое сообщение в Skype
  5. Вы не чувствуете нехватку времени и ощущения, что тратите время не туда

Подготовительный этап

Интеграция такой системы, это не просто внедрение ещё одного инструмента, а иной способ работы, переход с плоскости «базарной» работы в более организованную структуру. Мы решили опираться на реальные требования, которые у нас есть и которые должна решить система управления задачами, а затем выбирать максимально подходящую систему. Для этого мы разработали типовые сценарии взаимодействия системы и участников, для каждого типового случая, с которыми мы чаще всего встречаемся и выяснили ключевые особенности, которыми должна обладать система:

  • Мобильная версия с push-уведомлениями
  • Возможность быстро поставить задачу
  • Разграничение отделов
  • Полноценная CRM с возможностью интегрировать и синхронизировать с 1С
  • Возможность быстрого старта

Этап выбора системы

Мы составили таблицу, исходя из которой выбирали между двумя системами, которые более менее подходили под наши требования Мегаплан и Bitrix24. Исходя из таблицы мы остановили свой выбор на Bitrix24

Критерий Bitrix24 Мегаплан
CRM Да Да
Интеграция с 1с Да + интеграторы, которые выполнят все наши требования Да, 10 т.р. За начальную, но достаточно ограниченую интеграцию
Мобильная версия Да Да
Разграничение отделов Да Да
Интерфейс Громоздкий, не покидает чувства кучу лишнего Приятный и шустрый
Цена под наш объем 4990 руб./месяц 4900 руб./месяц
Кол-во пользователей неограниченно 10 пользователей, то есть при увеличение штата, цена будет расти дальше
Формирование лидов через почту Да, сразу встроенно Да, через API
Интеграция с ИМ bitrix Да, сразу встроенно Да, через API

 

У каждого эта таблица будет индивидуальная, исходить надо только из нужд команды, а не обзоров других команд.

Этап интеграции

Полностью этап интеграции мы ещё не завершили, но большую часть пути сделали.

1 шаг

Были созданы пользователи всех руководителей и самых «продвинутых» сотрудников. Созданы задачи с постоянными обязанностями, а так же все актуальные задачи, которые стояли у каждого. По мимо делегированных задач, каждый создавал свои текущие задачи, которые он имел с соответствующими наблюдателями и постановщиками. Созданы повторяющиеся задачи, требующие выполнения раз в неделю или месяц. Это задачи по ежемесячным оплатам, разовым но постоянным задачам раз в неделю, требующие выполнения сотрудника, определенные проверки постоянные, которые без напоминаний часто забывались. Создали группы для каждого раздела, для обсуждений и интересных ссылок

2 шаг

Собрали всех на собрание и объяснили роль системы в развитие бизнеса, а так же какие сценарии должны соблюдаться, для разгрузки каждого сотрудника от лишних задач. Создали остальных пользователей и показали систему на примере уже созданных задач. Так же человеку ответственному за сбор заказов поставили мобильную версию bitrix24, где он получал задания на сбор крупных заказов и другие поручения. Переобучение, что мелкие вопросы, которые больше всего отвлекают, должны решаться через систему

3 шаг

Он уже немного отходит от интеграции системы управления задачами, но все равно к ним относиться. Этот шаг мы пытаемся реализовать сейчас. Синхронизация 1с с CRM, для ведения клиентов. Автоматизация бизнес-процессов связанных с клиентами и обучение четкой отчетности по каждому клиенту, для его точного ведения.

Что мы получили?

  • Мы перестали забывать или затягивать любые задачи.
  • Ответственность в системе, позволяет возложить ответственность и на сотрудника, от которой уже не сможет как-либо оправдаться. Это сказалось на количестве качественно выполненных задач.
  • Теперь объем работы каждого сотрудника на ладони и быстрее замечаем косяки и дырки в команде.
  • Увеличили взаимодействие между отделами, благодаря более легкой организации связи
  • Намного меньше отвлекаем друг друга по Skype, теперь даже глобальные обсуждения и полезные материалы стараемся выкладывать в соответствующие группы. В следствие чего увеличилась личная эффективность каждого сотрудника

Я специально не писал больше примеров в данном посте, т.к. сценарии работы, структура компании, сравнительные таблицы и итоговый выбор системы — это все у вас должно быть индивидуальным и написанным исходя из требований команды и вас. Вы не покупаете черные столы, т.к. их использует успешная компания конкурентов, вы покупаете то что подходит под ваш интерьер и ваши предпочтения и понимаете что за столом работать удобнее чем без него. Так же позвольте себе выбрать и использовать рабочий инструмент как вам хочется и понимать, что с ним вы только выиграете.

Вначале полная интеграция нам казалось чем-то «страшным» и нереальным в плане обучения каждого сотрудника, на деле первичная интеграция заняла 2 дня моего времени и ещё несколько дней на приучение к системе. А вы пользуетесь системой управления задачами?

 


Понравился пост? Отблагодари социальным откликом и поделись ссылкой с друзьями:

Как мы интегрировали систему управления задачами: 5 комментариев

  1. А я вот решил под себя написать систему. Точнее, под студию, т.к. устал контроллировать исполнителей через эксель.

    1. Тоже решение, но мы хотели быстрый и недорогой запуск для проверки «жизнеспособности» внедрения, из-за этого свою систему отложили на неопределенный срок.

  2. У меня сейчас тот период, когда звякнуть в скайпе\написать в вк — быстрее, чем ставить задачу.
    А для записи всех действий веду Гугл докс по каждому сотруднику.

    К CRM надо приходить тогда, когда по каждому сотруднику есть его автономные проекты. У меня же все в основном помощники, и специфика другая немного.

    1. Скорее специфика, когда работа сравнительно однородная + CRM это только часть инструментария

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *